¿Cómo organizar una junta más eficiente?

Las reuniones son una parte esencial de la vida profesional, destinadas a aumentar la productividad y eficiencia de un equipo. De hecho, no deberían ser una pérdida de tiempo ni recursos. Con la preparación adecuada, pueden ser sesiones invaluables para comunicar expectativas y lanzar nuevos desafíos. Para lograr reuniones efectivas, aquí te presentamos 5 consejos que te ayudarán a optimizar el tiempo y a motivar a tu equipo.

1. La preparación es la clave

Para ser un líder de equipo efectivo, es fundamental que nunca llames a una reunión sin haber preparado previamente una agenda clara y concisa. Asegúrate de que todos los miembros del equipo hayan recibido una copia de la agenda con antelación al inicio de la reunión.

¿Qué debe contener la agenda? Puedes probar lo siguiente:

• Fecha y lugar de la reunión.
• Lista de temas a discutir
• Descripción de los objetivos de la reunión.
• Lista de participantes y ponentes.

2. Reunión fuera de la oficina

Un cambio de ambiente puede mejorar la proactividad de tu equipo. Cuando las reuniones se vuelven monótonas y falta energía e inspiración, esto indica que es hora de abandonar el ambiente laboral habitual. En lugar de mantenerse en una sala de reuniones, ¿por qué no programar la próxima sesión al aire libre?

Salir de la oficina para una sesión de trabajo puede ser la clave para mantener la energía y la creatividad. Reúne a tu equipo en una cafetería, un restaurante local o cualquier otro espacio fuera de lo común. A veces, todo lo que se necesita es un cambio de escenario para revitalizar el flujo de ideas.

3. Provee videoconferencias para los trabajadores en remoto

Para colaborar con colegas ubicados en otra zona geográfica, instala un equipo de videoconferencias en la sala de reuniones. La calidad del sonido y la imagen son elementos imprescindibles en este tipo de comunicación. La mayoría de los proveedores se esfuerza por hacer las transmisiones de audio y video lo más realistas posible, para que las videoconferencias puedan ser una alternativa a las reuniones presenciales, sin afectar la productividad.

Es importante brindar a los equipos los espacios, herramientas y equipos necesarios para colaborar de manera efectiva. Proporcionar salas equipadas con videoconferencia HD y sistemas para compartir contenidos es una excelente opción.

4. Programa una sesión de preguntas

Las sesiones de preguntas y respuestas son una práctica común en las reuniones empresariales, sin embargo, muchas veces se realizan al final y solo duran unos pocos minutos. Esto limita su propósito como herramienta para fomentar la participación de los empleados y generar ideas innovadoras. Por esta razón, es recomendable que estas sesiones sean tan largas como la reunión en sí misma. Además, los organizadores pueden preparar preguntas por adelantado para facilitar una discusión más efectiva entre líderes y empleados.

Implementar estas sesiones puede tener grandes beneficios para tu empresa, como mejorar la participación de los miembros del equipo, incrementar la productividad y reducir los costos. Ten en cuenta que estas técnicas no solo enriquecen la organización, sino que también fomentan el crecimiento personal y profesional de tu personal.

5. Plan de acción para cerrar la reunión

Independientemente del cargo o la industria, puede que abordar un proyecto grande o un problema complejo requiera más de 30 o 60 minutos de reunión. Es posible que debas programar reuniones de seguimiento y evaluar los KPI que se hayan establecido anteriormente.

Cuando la reunión llegue a su fin y los participantes empiecen a perder interés, asegúrate de enfocar la conversación en un plan de acción para dar los siguientes pasos y avanzar en el proyecto.