¿Quieres una reunión exitosa? ¡Sigue estos 5 pasos!

Hoy te enseñaremos que la organización es una clave fundamental a la hora de tener una reunión y en muchos de los casos es hasta el detonante que puede hacer que todo salga perfecto o todo se vaya en picada.

Primero que nada debemos aclarar que los nervios los debes de dejar atrás, si bien, quizá no sientas que dominas el arte de hablar en público o por videollamada que recientemente lo estamos implementando como un must en nuestro día a día laboral, cuando te organizas y tienes todo claro en tu mente es mucho más fácil que las cosas fluyan naturalmente y puedas ganar seguridad a la hora de hablar. ¡Tómalo en cuenta! Ahora bien, pasemos a los 5 pasos para tener una reunión exitosa:

Prepárate bien

Para comenzar con el pie derecho tu reunión es importante que te hayas preparado previamente. Es vergonzoso cuando alguien comienza una junta y se nota al exponer, que está perdido y no se desenvuelve bien. Evita que los demás sientan que están perdiendo su tiempo. Aquí también puedes armar un borrador con el discurso que quieras dar, el orden de los tópicos y así ensayar previamente y ganar seguridad al momento de hablar frente a los demás.

Conoce a la otra parte

Ojo, con esto no queremos dar a entender que conozcas toda la vida de las personas con las que tendrás la reunión pero lo que sí es de suma importancia es estar empapado sobre su rubro, sus actividades, cuáles son sus intereses, edades aproximadas o también incluso si son de otra parte de tu país o de otro, ya que la cultura tomaría un papel crucial. 

Escucha, observa y luego habla

Este paso ya es durante la reunión. Recuerda que es importante equilibrar tu discurso con la otra parte involucrada, no caigas en un monólogo tedioso donde solo te escuchen hablar sin parar. 

Busca que mantengan la atención en lo que explicas todo el tiempo, se dice que las personas solo ponen atención durante 7 minutos, después de ese tiempo puedes perderlas, para esto, usa énfasis en las palabras o cada tanto dirígete por sus nombres o pregúntales su opinión así los harás regresar al tema. Observa bien los signos de alerta para descubrir si están aburridos esto se refleja en sus miradas o cuando empiezan a moverse mucho. Y por último sé buen oyente, esto quiere decir que si alguien te pregunta una inquietud o duda, respóndela de inmediato de lo contrario sentirá que su duda no tenía validez porque la pasaste por alto o la dejaste hasta el final. 

Pide feedback

Ya lo dijimos, recuerda, una reunión no es monólogo, incluso las presentaciones tampoco.

La idea es que cada tanto dejes que la otra parte opine, contribuya con lo que decimos e incluso sume sus aportes.

Lo importante también es  aclararle a la otra persona que vamos a comentar nuestro tema y que luego le dejaremos un espacio para sus consultas, de esta forma podemos decir completamente un tema y luego la otra parte podrá consultar sus inquietudes sin tener que interrumpir.

Un consejo, ten a la mano una libreta o tu laptop para que vayas apuntando todas las preguntas o dudas de la otra parte y se resuelva todo de la mejor manera.

Repasa los objetivos y puntos clave

Este paso se realiza ya cuando se está finalizando la reunión.

Para ir finalizando la reunión es bueno que se repase lo hablado para ver que no se omitió nada y cotejar si las 2 partes están satisfechas con lo hablado así como llegar a un acuerdo de fecha para resolver lo que haya quedado pendiente y pasarlo todo a la fabulosa minuta.

           Fuente: Mariano Cabrera